كيفية عمل خطة عمل و ماهي طريقة إنشاء خطة عمل ناجحة

تعريف خطة العمل

كيفية عمل خطة عمل من الأسئلة الهامة التي تتردد علينا مما لها من أهمية كبيرة تجعلها عامل أساسي في جميع الشركات و المؤسسات الناجحه ، حيث خطة العمل توضح اهداف المشروع و المهام المطلوبة من كل قسم بعينه.

لذلك يمكنك تعريف خطة العمل علي إنها ملخص لأهداف الشركات و تلك الأهداف يتم ترجمتها في خطة عمل بسيطة تعرض علي الجهة المسؤوله ليتخذ قراره النهائي بالتنفيذ.

خطة العمل كانت السبب الرئيسي في نجاح جميع الشركات الموجودة حتي الأن و التي استطاعت ان تواكب التغيرات الطارئه في سوق العمل او المجال الخاص بها.

نعم خطة العمل هي التي تساعد الشركات في مواجهة الظروف الصعبه و التغيرات الغير متوقعة ، و هذا لأن خطة العمل توضح للجهات المسؤولة بإتخاذ الطريق الصحيح التي يجب إتخاذه في حالة حدوث أي ظرف غير متوقع.

لهذا دائماً الشركات التي لا تستطيع المواكبة مع تلك التغييرات الغير متوقعة ، كانت في الأساس لا تعتمد علي خطة عمل واضحه و مرتبطة بوقت زمني ، لكن كانت تلك الشركات تعمل بخطة يومية و في الغالب خطط تقليدية و معروفة.

كيفية عمل و إنشاء خطة العمل بشكل احترافي

كما واضح من الفقرة السابقة ان الخطط العملية الناجحة لها دور كبير في نجاح الشركات علي المدي القريب او البعيد ، و لهذا توجد مجموعة من العوامل الأساسية التي لا بد من توافرها في أي خطة عمل ناجحة.

لذلك تعرف من هذا التقرير علي كيفيه إعداد خطة عمل ناجحة و تظهر بشكل إحترافي لمن يقرأها ، بالاضافة إلي سهولة فهم الأهداف المطلوبة من الأقسام لتحقيق النجاح المطلوب للشركة بمجرد قرائة خطة العمل.

• قبل ان تقوم باي شئ يجب عليك ان تحدد ما هو الهدف من هذه الخطة العملية التي ستقوم بإعدادها ، هل زيادة مبيعات ؟ هل الهدف منها تحقيق اقصي قدر من الأرباح الممكنه؟
• هناك أهداف كثيرة جداً لجميع الخطط العملية التي نقوم بها ، لذلك نحن لا نستطيع ان نقرأ الهدف التي تريده و لكن بمجرد معرفة الهدف من إعداد خطة العمل ستجد إن جميع العوامل الضروري توافرها في الخطة العملية أصبحت تتوافر بشكل تلقائي.
• لذلك ننصحك و بشدة ان تفكر كثيراً و ليس قليلاً في الهدف من خطة العمل التي ستقوم بعملها ، لأن ببساطه شديدة و كما واضح من هذه الفقرة ان الأساس الرئيسي لخطة العمل يعتمد علي تحديد الهدف أولاً.

• الأن انت فكرت كثيراً حول الهدف الأساسي التي دفعك في إنشاء خطة عمل لشركة ما او حتي لمشروعك الشخصي، ومن ثم هل تريد ان تظهر خطة العمل بشكل إحترافي أمام الجهه المسؤولة؟
• واحدة من الأستراتيجيات التي يحبها و يفضلها جميع اصحاب الشركات و مديرين الاقسام في مختلف المجالات هي إقناع أي شخص لما يقدمه لهم ، هذه حقيقة حيث اتحدث إليك عن واقع تجربة.
• لذلك لكي تظهر أحترافي و مميز قم بكتابة مقدمة بسيطة في بداية خطة العمل توضح فيها ما الذي تريدة بالضبط ، و كن واقعي و تأكد أن الذي تريده هو يعتبر بمثابة أهداف الشخص التي يشاهد خطة العمل.
• هذا و ننصحك ان تبتدي خطة العمل بمقدمة سريعة و مختصرة و في نفس الوقت غنية بالمعلومات ، لهذا حاول بقدر الإمكان أن مقدمة خطة العمل تكون مقنعة و مرتكزة علي دلائل حقيقية مثل تقارير دراسية او إحصائيات و هكذا.

بعد تحديد الهدف و كتابة المقدمة السريعة حول خطة العمل سيكون القارئ متحمس ان يعرف ما هي الأهداف التي دفعتك في إعداد خطه عمل ، و لكن إنتبه قليلاً.

نريد ان نوضح لك حقيقة هامة بشأن الأهداف التي توجد في أي خطة عمل محترفة ، و هي أن هناك نوعين من الأهداف يجب توافرهم في الخطة العملية لكي تظهر بشل إحترافي و هم (الاهداف طويلة المدي او الغايات) (الأهداف قصيرة المدي).

1- اهداف خطة العمل طويلة المدي:-

• هذه الأهداف بسيطة و سهلة في تحديدها حيث بمجرد الإجابه علي هذا السؤال ستكون قمت بمعرفة الغاية الرئيسية من خطة العمل و السؤال هو (أين تريد الشركه بعد 5 اعوام؟، ما عدد المبيعات التي تريده بعد 5 أعوام ؟).
• نعم و غيرها من الأسئله التي تحمل مدة زمنية لا تقل عن خمس سنوات ، و بمجرد معرفة الأجابة سنبتدي في تحديد الأهداف من نوع قصيرة المدي.

2- اهداف خطة العمل قصيرة المدي:-

• ببساطة هي الطرق و الاستراتيجيات التي سنستخدمها لنصل إلي الهدف المطلوب بعد الـ 5 سنوات ، و هذه الأهداف يتم وضعها في خطة العمل علي أكثر من مرحلة زمنيه مثل خطة عمل لتحقيق أهداف لمده سنة ثم السنة الأخري أهداف جديدة و هكذا.
• لذلك في نهاية المطاف ستجد نفسك تستخدم طرق كثيرة جداً و عديدة لتحقيق الهدف الكبير التي جميعنا نريدة و هو الغايه من خطة العمل او أين ستكون الشركة بعد خمس سنوات.
• كن متأك أن هذه الطريقة يحبها و يفضلها جميع المديرين بمختلف المجالات لإنهم يلاحظون أن من قام بإعداد خطة العمل هذه يريد تحقيق المزيد من الفوائد الممكنة للشركة.

لكل خطة عمل متطلبات رئيسية تساعدها في الأستمرارية بشكل سلس دون أي عوائق في المستقبل ، حيث هذه المتطلبات يتم تصنيفها إلي نوعين وهم متطلبات مادية و اخري فنية.

1- المتطلبات المادية لخطه العمل:-

• أحياناً توجد خطط أعمال لبعض الشركات و المؤوسسات يتطلب لها شراء بعض الأدوات التحليلة او غيرها من الأمور التي لابد من الحصول عليها بمقابل مادي.
• لذلك هنا يجب ان توضح أيضاً اثناء إعداد خطة العمل ما هي الميزانية التي تريدها لتنفيذ هذه الخطة بشكل سلس ، ولكن يجب ان تكون واثق أن هذه الميزانية لا توجد أي مشكلة في تخصيصها لخطة العمل من قبل الجهة المسؤولة.
• و لكن إن كنت تشك ولو بنسبة 1% ان هذه الميزانية كبيرة و من الصعب تخصيصها لمجرد خطة عمل ، يجب وضع خطة عمل أخري جديدة و بميزانية جديدة.

2- المتطلبات الفنية لخطة العمل:-

• هي تلك المتطلبات التي تريد توفيرها بشكل فني أثناء البدء في تنفيذ خطة العمل ، حيث هناك خطط أعمال يلزم من بعض الأقسام متابعتها بشكل دوري و تحليل نتئاجها.
• أيضاً هناك خطط أعمال يلزم لتنفيذها شخص ذو خبرة كبيرة في قسم التسويق علي سبيل المثال او حتي قسم المحاسبة ، و من ثم حدد من تريده أن يقوم بتنفيذ هذه الخطة حتي تضمن تحقيق الهدف من خطة العمل.

أحياناً تظهر بعض الظروف الطارئه التي تغير مسار او أهداف الشركة بشكل تلقائي دون أي تدخل ، لهذا ستكون خطة العمل التي قمت بإعدادها لا فائدة من تنفيذها ، إذاً ما هو الحل؟

الحل ببساطة إنك تقوم بوضع اكثر من سيناريو محتمل الحدوث و في كل سيناريو خطة عمل بديلة او خطوات بديلة عن تلك المعروضه في خطة العمل ، هذا أيضاً يجعلك تظهر بشكل أكثر إحترافية لكل من يقرأ خطة العمل.

و من الناحية الأخري أيضاً أنت ضمنت أن خطة العمل التي قمت بإعدادها ستستمر في تنفيذها مهما حدث ، لإنك توقعت التغيرات الطارئه التي من الممكن أن تحدث و في نفس الوقت شرحت الحلول المستقبلية لها في خطة العمل.

حتي تبدو واقعي و إحترافي و مميز عن غيرك لابد من توفير عنصر التشويق و الإثارة في خطة العمل التي قمت بعملها ، لهذا ابتدي في تحديد المهام التي ستقوم بها انت شخصياً او حتي الشخص المكلف بها بمجرد إعتماد خطتك العملية.

لهذا قم بتوضيح المهام التي سيتم تنفيذها في اليوم الأول أو الأسبوع الأول و المهام الأخري التي ستنفذ في الأسبوع المقبل ، و لا تنسي بتوضيح التوقعات التي ستكون علامة بأن خطة العمل تسير بشكل صحيح كما انت وضحت فيها.

الفوائد من وجود خطة عمل ناجحه

هناك فوائد كثيرة جداً من وجود خطة عمل واضحة لمشروعك الشخصي او حتي لشركة انت تعمل بها ، لهذا إن كنت صاحب مشروع او مدير شركة و تريد معرفة اهم الفوائد التي ستحصل عليها من وجود خطة عمل ناجحة لشركتك، تابع هذه النقاط:

• ضمان تحقيق الهدف المطلوب للشركة في اسرع وقت ، و هذا لأن جميع فريق العمل يعمل سوياً علي أساس وجود خطة عمل لها توقيت زمني لقياس نتائجها.
• كل موظف يعرف ماله و ماعليه و هذه من افضل الأستراتيجيات في الشركات الناجحة.
• سهوله تحليل و متابعة الأداء الوظيفي لفريق العمل في شركتك.
• عدم حدوث أي اضطرابات في إتخاذ القرارات ، لأن جميع الشركة تسير علي خطة عمل واضحة و جميع القرارات المتخذه من المفترض ان تكون جزء من خطة العمل.
• الأستعداد التام لأي تغييرات طارئه قد تحدث.
• الضمان إنك تسيرعلي الطريق الصحيح، لأن خطة العمل التي تم إعدادها يتم مراجعتها بشكل يومي او أسبوعي كما أتفقنا (المتطلبات الفنية).

قد يهمك أيضاً: كيف ابدا مشروع صغير من الصفر بدون راس مال و من المنزل.

هذه كانت اهم المعلومات لكل شخص يبحث عن إجابة لسؤاله كيفية عمل خطة العمل ، لذلك إن كنت تريد أي معلومة أخري ولن تجدها، تواصل معنا عبر التعليقات و سيقوم أحد ممثلي فريق الدعم لموقع يلا نفهم بالرد عليك.خاتمة الموضوع